A Valia trabalha na gestão eletrônica de documentos, a popular GED, há quase uma década, mas se prepara para dar um verdadeiro salto em 2014. Já o Postalis, que começou em 2009, coloca no ar em fevereiro um dos frutos que os avanços dos últimos anos tornaram possível, isto é, permitir que os participantes tenham acesso à documentação através do novo portal que o Instituto estará lançando como parte das comemorações de seu 33º aniversário.
Para ficar bem claro, a GED é a tecnologia que permite controlar, armazenar, compartilhar, recuperar e rastrear documentos (digitais e físicos) e informações. Por sua vez, a gestão de conteúdo empresarial, a ECM (Enterprise Content Management), é vista como uma evolução, pois realiza também toda a gestão de documentos e informações como o GED, mas vai além, de vez que estabelece uma correlação entre a documentação com os processos de negócios utilizados pelas organizações.
Há muito tempo a Valia tem quase tudo digitalizado e toda a parte de trâmite resolvida, mas até 2010 as coisas ainda eram feitas de maneira descentralizada, explica Marcus Fonseca (FOTO), Gerente de Gestão de Risco Operacional e Governança da entidade. Em resumo, cada área seguia o seu modelo, sendo que apenas um controle mínimo era mantido centralizado, por exemplo, em relação às correspondências. “Mas à medida que a vida tornou-se mais complexa, isso ficou ultrapassado”, conta Marcus.
Com a adoção do ECM, há pouco mais de três anos, a gestão da informação passou a ser controlada por um programa e desta forma centralizada no Centro de Gestão de Documentos – CGD. Este indexa os documentos e controla todo o trâmite, além de tratar as informações. A documentação é enviada à área identificada como usuária, mas precisa retornar ao CGD, onde parte será guardada pelo período de tempo requerido, havendo casos em que após a digitalização o original físico é destruído.
Esclarece Marcus que, para garantir o alto grau de especialização e segurança e manter a sua estrutura ajustada à maior ou menor demanda, o CGD é terceirizado. E como a ferramenta é parametrizada, sua implementação pode ser gradual, embora operacionalmente tudo já tenha sido feito.
“Em 2014 entramos na última fase do projeto, que é uma parte mais gerencial”, adianta Marcus, antecipando que nessa nova etapa vai se passar a cumprir os prazos com mais rigor. Os códigos de barra vão ajudar nisso, explica ele, notando que com isso as áreas passarão a ser atendidas dentro dos períodos máximos de tempo estabelecidos. O tempo de vida de um documento será mais rigorosamente acompanhado.
Esses avanços, acredita Marcus, ajudarão a vencer mais facilmente um dos maiores obstáculos em todo esse processo, a trava cultural. “As pessoas resistem a abrir mão de terem os documentos no armário ao lado de sua mesa”, observa ele, confiante em vencer tal resistência.
Postalis – A disponibilização das informações no site, já a partir de fevereiro, vai significar que uma base de quase 6 milhões de documentos será compartilhada com os participantes. E não apenas com estes, de vez que os profissionais que trabalham no serviço de atendimento também ganharão o mesmo acesso.
O participante e o assistido poderão consultar documentos originais assinados por eles, desde a sua adesão aos planos de benefícios. Alguns com mais de 20 anos de vida.
“E ao longo de 2014 iremos consolidar a automação dos processos, incluindo os documentos eletrônicos dentro de um fluxo de trabalho automatizado”, resume Glauco Milhomem Balthar, Gerente de Tecnologia do Postalis e responsável pelo GED na entidade.
Implantado no Postalis em 2009, a Gerência de Cadastro e Contribuições – GCC foi a primeira a ter seus documentos digitalizados, onde estão contemplados: Termos de Adesão, Alterações de Percentuais de Contribuição, Alteração de Dados Cadastrais, além de uma infinidade de outros documentos. Atualmente, a Gestão de Documentos já contempla mais de 10 gerências e assessorias. Todas elas com documentos mapeados e sendo preparados e digitalizados diariamente pelo Bureau de Digitalização, que conta com quatro profissionais responsáveis pela identificação, preparação, digitalização, indexação e arquivamento dos documentos físicos e eletrônicos.
O servidor de armazenamento do GED registra 5,9 milhões de imagens, com mais de 1 milhão de documentos. São mais de 5 mil caixas armazenadas fora das dependências do Postalis, em guarda externa, que dispõe de salas apropriadas e protegidas para esse fim. O objetivo é ter todos os documentos digitalizados de todas as áreas/processos em um único repositório, controlado, documentado e gerido pelos provedores.
Dentre os benefícios do GED estão a agilidade na recuperação das informações, a liberação de espaço físico, a proteção dos documentos em locais apropriados e seguros e o descarte daqueles que estavam obsoletos.
“Acreditamos que o acervo total de documentos chegue a 7 milhões de imagens. Nesse cenário, o Postalis estará com quase 90% da sua meta final cumprida. Nossa intenção é ter todo o acervo digitalizado até o final de 2014”, informa Glauco.
